Hệ thống quản lý văn bản hành chính.

Bối cảnh

Văn bản nội bộ đi qua nhiều kênh. Không có số hiệu thống nhất, không biết bản nào mới nhất, và tra lại một quyết định cũ thì phải hỏi người từng lưu nó.

Cách làm

Một hệ thống cho cả ba loại văn bản: đến, đi và nội bộ. Mỗi văn bản có số hiệu, có người duyệt, có trạng thái hiệu lực. Văn bản cũ được nhập lại vào kho để tra cứu được, không bỏ lại phía sau.

Kết quả

• Ba loại văn bản đến, đi và nội bộ chạy chung một luồng duyệt, có số hiệu
• Tỷ lệ văn bản cũ đã nhập vào kho tra cứu

Con số cụ thể sẽ cập nhật khi được phép công bố.

Bài học

Thứ khiến người ta thật sự dùng một hệ thống văn bản không phải là chức năng soạn thảo, mà là chỗ tra cứu. Khi cần tìm lại một quyết định từ năm ngoái và tìm được trong một phút, hệ thống mới có chỗ đứng.