Chủ động dữ liệu không phải là bỏ phần mềm

Khi tôi nói cần chủ động dữ liệu, phản ứng đầu tiên thường là: vậy phải bỏ phần mềm đang dùng à, vừa mới trả tiền năm nay xong.

Không. Phần mềm bán hàng vẫn chạy, kế toán vẫn nhập ở đó, cửa hàng vẫn thao tác như cũ. Chủ động dữ liệu là việc khác.

Vấn đề chỉ lộ ra khi cần ghép

Từng phần mềm riêng lẻ đều làm tốt việc của nó. Phần mềm bán hàng cho báo cáo doanh thu. Phần mềm kế toán cho báo cáo công nợ. Công cụ marketing cho báo cáo chiến dịch.

Vướng xuất hiện khi cần một câu trả lời nằm giữa hai hệ thống. Chiến dịch tháng trước có kéo được doanh thu ở nhóm cửa hàng đó không. Khách mua nhiều nhất có phải khách công nợ chậm nhất không.

Không hệ thống nào trả lời được, vì mỗi hệ thống chỉ thấy phần của mình. Người ta bèn xuất Excel từ ba nơi rồi ghép tay. Ghép xong thì số đã cũ, và lần sau phải ghép lại từ đầu.

Một bản sao, ở nơi mình kiểm soát

Cách tôi làm là kéo dữ liệu từ API của các phần mềm về một cơ sở dữ liệu riêng, theo lịch.

Phần mềm nhà cung cấp vẫn là nơi nhập liệu và vận hành hằng ngày. Bản sao chỉ để đọc: đối chiếu chéo, dựng báo cáo, trả lời những câu hỏi nằm giữa các hệ thống.

Tôi dựng MySQL bằng Docker cho phần lưu trữ này. Lý do đơn giản là mang đi được và khôi phục được. Đổi máy chủ, đổi nơi đặt, thậm chí mang sang một pháp nhân khác thì vẫn là bộ cấu hình đó.

Hai lúc bản sao trả lại tiền

Lúc thứ nhất là khi cần đối chiếu. Có một chỗ chứa dữ liệu của mọi nguồn nghĩa là câu hỏi bắc cầu giữa hai hệ thống trả lời được bằng truy vấn, không phải bằng ghép Excel.

Lúc thứ hai là khi đổi nhà cung cấp. Đây mới là chỗ đau nếu không chuẩn bị.

Không có bản sao thì lịch sử nằm hết trong hệ thống cũ. Muốn so sánh trước sau khi chuyển đổi thì phải xin xuất dữ liệu, đúng lúc quan hệ đang xấu đi vì mình sắp ngừng dùng. Có bản sao thì lịch sử đã nằm sẵn ở nhà mình.

Không phải dữ liệu nào cũng cần sao

Sao hết mọi bảng của mọi phần mềm là cách nhanh nhất để có một kho rác lớn hơn.

Tôi chỉ kéo về những bảng phục vụ câu hỏi đã có người hỏi thật. Đơn hàng, sản phẩm, cửa hàng, khách. Những thứ chỉ dùng trong nội bộ một phần mềm thì để nguyên chỗ cũ.

Danh sách bảng cần kéo về là kết quả của việc ngồi nghe người ta hỏi, không phải kết quả của việc đọc tài liệu API.

Giữ được thì mới gọi là chủ động dữ liệu

Bản sao chỉ có nghĩa nếu nó còn chạy sau khi tôi rút.

Nên phần bàn giao quan trọng hơn phần dựng: lịch đồng bộ chạy lúc nào, hỏng thì ai biết, khôi phục ra sao. Một cơ sở dữ liệu không ai biết bảo trì cũng là một dạng phụ thuộc, chỉ là phụ thuộc vào người dựng thay vì vào nhà cung cấp.

Chi tiết nằm trong dự án data platform tự dựng trên MySQL. Phần dựng báo cáo trên nền đó nằm ở gói Dashboard KPI.

Dữ liệu chỗ bạn đang nằm hết trong phần mềm nhà cung cấp? Nói tôi nghe.