Số hoá lưu đồ: chép lại, đừng sửa quy trình

Khi nhận việc số hoá bộ quy trình chất lượng, tôi tưởng phần khó là vẽ. Hoá ra phần khó là kìm tay lại.

Tài liệu gốc in ra giấy, có chỗ mờ, có chỗ ghi tay bên lề. Ngồi đọc kỹ thì thấy vài bước có vẻ thừa, vài chỗ thứ tự có vẻ ngược. Bản năng của người làm hệ thống là sửa luôn cho gọn. Tôi đã không làm vậy, và đó là quyết định đúng nhất trong cả dự án.

Người số hoá không phải người sở hữu quy trình

Quy trình chất lượng thuộc về bộ phận chất lượng. Họ chịu trách nhiệm khi có sự cố, họ giải trình khi khách hàng hỏi, họ là người biết vì sao bước số bảy lại nằm sau bước số chín chứ không phải trước.

Tôi chỉ là người chuyển nó từ giấy sang máy.

Nếu tôi thấy một bước “vô lý” rồi tự sửa, sẽ có hai hậu quả. Một, bản trên máy khác bản đang chạy ngoài cửa hàng, và không ai biết điều đó cho tới lúc có chuyện. Hai, người phụ trách mất quyền kiểm soát tài liệu mang tên họ.

Cả hai đều tệ hơn một lưu đồ hơi rườm rà.

Nguyên tắc tôi đặt ra

Vẽ lại đúng bản gốc. Không thêm, không bớt, không đổi thứ tự. Kể cả khi tôi chắc chắn mình đúng.

Chỗ nào nghi sai thì đánh dấu, không sửa. Tôi dùng một màu riêng và một ký hiệu riêng cho những điểm cần hỏi lại, rồi gom thành một danh sách gửi bộ phận chất lượng. Mỗi mục ghi rõ: bước nào, tôi thấy vấn đề gì, và câu hỏi cần họ trả lời.

Người quyết định là người phụ trách. Tôi đưa danh sách, họ đọc, họ chọn giữ hay đổi. Có mục họ giải thích cho tôi hiểu lý do và tôi thấy mình đã sai. Có mục họ đồng ý sửa, và khi đó bản mới là do họ quyết chứ không phải do tôi tự ý.

Vì sao cách này chậm hơn nhưng rẻ hơn

Làm theo cách này mất thêm thời gian. Phải chờ họp, phải chờ trả lời, phải sửa hai lần.

Đổi lại, không có tài liệu ma. Không có tình huống ba tháng sau ai đó phát hiện bản trên hệ thống khác bản đã được duyệt, rồi phải rà lại từ đầu để biết ai đã đổi cái gì lúc nào.

Danh sách điểm nghi vấn được gửi cho bộ phận chất lượng. Họ giữ nguyên phần lớn và chỉ sửa một số ít.

Áp dụng cho chỗ khác

Nguyên tắc này không chỉ dùng cho lưu đồ. Bất cứ khi nào bạn chuyển thứ gì đó từ định dạng cũ sang định dạng mới, hãy tách rõ hai việc: chuyển đổi và cải tiến.

Làm chuyển đổi trước, giữ nguyên nội dung. Cải tiến sau, có người chịu trách nhiệm ký tên.

Gộp hai việc lại thì nhanh hơn thật. Nhưng lúc đó bạn vừa là người dịch vừa là người viết lại, và không ai kiểm được bạn đã đổi những gì.

Tôi làm đúng việc này trong gói Quy trình và SOP, và đã áp dụng ở dự án chuẩn hoá bộ quy trình chất lượng.

Bạn đang phải số hoá một bộ quy trình? Trao đổi với tôi.